ACTIONS INSTITUTIONNELLES ET ORGANISATIONNELLES
1- PRÉPARATION ET TENUE DES ASSEMBLÉES ADMINISTRATIVES DES GROUPEMENTS ;
- Préparer les travaux de l’AA:
- Rédiger l’ordre du jour avec le bureau du groupement ;
- Rédiger et diffuser les invitations et convocations ;
- Préparer le lieu ;
- Préparer l’état des canevas:
- Les canevas :
- Invitation et de convocation;
- Ordre du jour;
- Rapport moral;
- Rapport technique;
- Rapport financier;
- Liste de présence;
- PV de l’assemblée.
- Les canevas :
- Préparer les rapports moral, technique et financier à remettre et à présenter à l’animateur ;
- Tenue de l’AA:
- Etablir la liste des présents;
- Lecture du rapport technique;
- Participation à l’animation de l’assemblée;
- Rédaction du PV de l’assemblée;
- Transmission du PV et des documents à l’animateur;
- Suivi des recommandations et des décisions de ‘assemblée selon ses compétences.
2- PARTICIPER À LA GESTION ET TENIR LA COMPTABILITÉ DU GROUPEMENT
- Etablir le rapport comptable du groupement mensuel et annuel;
- Établir et actualiser la liste des encadrés:
- Banque;
- Caisse;
- Justificatifs (bons ; facture dument établit, reçus de virement, relevé bancaire, souche de reçus de cotisation et de fonctionnement).
3- PARTICIPER AUX RÉUNIONS DU SECTEUR :
- Préparer les rapports PV, les listes et compte rendu périodique ;
- Présenter ces états lors de la réunion du secteur .
4- TENIR LA RÉUNION DU GROUPEMENT ;
- Etablissement et présentation des états et programmes :
- Bilan des activités;
- Bilan financier;
- Programme prévisionnel mensuel;
- Rapport de véhicule;
- Rédaction des PV.
5- PARTICIPER AUX RÉUNIONS PRÉPARATOIRES DU PASSAGE DE LA CNSM ;
- Tenir réunion des éleveurs sélectionneurs du groupement ;
- Participer réunion sectorielle du staff technique ;
- Participation à la réunion de la sous-commission de la CNSM de la race.
6- PRÉPARER LE PASSAGE DE LA CNSM ;
- Etablir la liste de l’ordre de passage des troupeaux des éleveurs devant la CNSM ;
- Tenir la réunion du bureau pour l’organisation de la CNSM:
- La réception;
- L’ordre de passage;
- Les invitations;
- Le lieu;
- Le parc.
- Informer les éleveurs (jour, heur, lieu).
7- PROSPECTER LES NOUVEAUX ADHÉRENTS:
- Identifier et préparer la liste des nouveaux éleveurs;
- Organiser des visites des élevages des nouveaux adhérents;
- Etablir le compte rendu (la demande d’adhésion, fiche d’identification, photos d’identité, photo CIN, extrait de naissance, engagement de l’éleveur);
- Etablir les comptes rendus de prospection .
8- TENIR LA RÉUNION DU BUREAU POUR L’APPROBATION DE L’ADHÉSION DES NOUVEAUX ÉLEVEURS :
- Présenter le compte rendu de prospection;
- Etablir et Dresser le PV d’intégration des nouveaux éleveurs .
9- PARTICIPER À LA RÉUNION ANNUELLE DU STAFF TECHNIQUE ;
- Etablir et présenter les rapports annuels (technique et financier).
10- ACTUALISER LA LISTE DES ADHÉRENTS :
- Etablir la liste actualiser des adhérents .
11- ACTUALISER L’ÉTAT DES CRÉANCIERS ET DES RÈGLEMENTS DES DROITS DE FONCTIONNEMENT & D’ADHÉSION :
- Etablir l’état des créanciers et des règlements des droits de fonctionnement & d’adhésion :
12- ELABORER LE PROGRAMME PRÉVISIONNEL ANNUEL DU GROUPEMENT :
- Tenir une réunion de programmation;
- Etablir le programme prévisionnel annuel du groupement .
13- RÉDIGER LE RAPPORT ANNUEL DU GROUPEMENT :
- Etablir le rapport annuel du groupement .
14- PARTICIPER À LA RÉUNION DU COMITÉ DE SUIVI DU SECTEUR .